Sportbox am Grazer Platz
11.12.2024 – große Anfrage (1237/XXI)
Ich danke meiner Kollegin Frau Bezirksstadträtin Majewski für die Zuarbeit aus ihrer Abteilung zur Beantwortung dieser Anfrage.
Lassen Sie mich eingangs feststellen, dass das Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg in der Umsetzung des Berliner E-Government-Gesetzes in weiten Teilen an die gesamtstädtischen Entwicklungen und Projekte gebunden ist.
Als Chief Digital Officer (CDO) ist in der Senatskanzlei eine Staatssekretärin mit der Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung betraut. Unter der Überschrift „Moderne Verwaltung“ ist der Webseite der Senatskanzlei zur Digitalen Akte zu entnehmen: „Die gesetzlich festgeschriebene flächendeckende Ausstattung von ca. 70.000 Arbeitsplätzen in der Berliner Verwaltung und die Bereitstellung des IKT-Basisdienstes Digitale Akte wird mit einem Projekt der Senatskanzlei umgesetzt.“ (https://www.berlin.de/moderne-verwaltung/prozesse-und-technik/technische-standards/ikt-basisdienste/digitale-akte/artikel.965324.php)
Das Bezirksamt bringt sich nach Möglichkeit in die Projekte ein und setzt die Ergebnisse daraus um. Aber: Ohne eine landesweit flächendeckend nutzbare Software für die Digitale Akte, die mit den vorhandenen Fachverfahren zusammenarbeitet, kann das Bezirksamt die Digitalisierung nicht umsetzen!
Wie viel Prozent der Akten werden im Bezirksamt seit dem 1. Januar 2025 elektronisch geführt, wie in § 7 EGovG von 2016 vorgeschrieben?
Zur elektronischen Aktenführung eröffnet § 7 EGovG Bln zwei Möglichkeiten: Die Nutzung eines landeseinheitlichen IKT-Dienstes (Basisdienst Digitale Akte Berlin) oder andere Systeme zur Aktenführung für konkrete Aufgaben (Fachverfahren). Für beide schreibt das Gesetz das Einhalten der Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung und der für die Berliner Verwaltung geltenden Standards, auch im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit, vor.
Der im Gesetz genannte landeseinheitliche IKT-Dienst, die Digitale Akte Berlin, entspricht noch nicht den gesetzlichen Anforderungen und hat sich in seiner Einführung landesweit stark verzögert. Ohne flächendeckende Einführung ist auch im Bezirksamt die Nutzung aktuell nur punktuell möglich.
Zum Umfang von Akten in Fachverfahren, die diesen Ansprüchen genügen, liegen keine belastbaren Zahlen vor.
Falls die nach EGovG vorgeschriebenen Umstellung auf elektronische Akten auch nach 8 Jahren Vorlauf noch nicht vollständig erreicht ist, wann erwartet das Bezirksamt die gesetzeskonforme Umstellung?
Die bezirkliche IT-Stelle teilt hierzu mit:
„Ein genaues Datum lässt sich nicht benennen, da es aktuell noch zwei schwerwiegende Herausforderungen gibt, die eine flächendeckende Einführung verhindern. Momentan ist die Speicherung von personenbezogenen Daten nicht möglich und es fehlt die Anbindung zu den vorhandenen Fachverfahren in den einzelnen Organisationseinheiten.
Für die Umsetzung des Datenschutzes fehlen die zentralen Aussagen der Senatskanzlei zum umgesetzten Schutzbedarf beim Betrieb und der realisierte Schutzbedarf der eingesetzten Software. Ohne diese beiden Aussagen kann keine verbindliche Aussage zum Datenschutz der Digitalen Akte im Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg getroffen werden.
Die fehlende Anbindung der Digitalen Akte zu den einzelnen Fachverfahren führt dazu, dass die Beschäftigten die Daten zu den einzelnen Vorgängen doppelt eingeben müssten. Einerseits im Fachverfahren und dann in den Metadaten zu den Dokumenten in der Digitalen Akte. Dadurch würde die flächendeckende Einführung der Digitalen zu einer Mehrbelastung der Beschäftigten führen, was nicht im Interesse des Bezirksamtes liegt.
Wie hoch ist der Anteil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an allen potenziell betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der bezirklichen Verwaltung im Bezirk Tempelhof Schönberg, die bereits die besonderen Qualifikationsmaßnahmen nach § 2 Abs. 4 erhalten haben?
Die Qualifizierungsmaßnahmen nach § 2 Abs. 4 EGovG Bln dienen der Erreichung der in Abs. 1 aufgeführten Ziele („Verwaltungsverfahren und -strukturen aller Verwaltungsebenen […] unter Nutzung der Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnik auf E-Government umzustellen“). Damit ist der Großteil der Mitarbeiter_innen des Bezirksamtes Tempelhof-Schöneberg davon „betroffen“, die mit digitalen Mitteln Verwaltungsarbeit ausführen. 3 Die Schulung von Mitarbeiter_innen zur Nutzung von IT-Systemen wird regelmäßig mit den Beschäftigtenvertretungen vor Einführung des jeweiligen Systems vereinbart und ist in der Regel zwingende Voraussetzung zur Nutzung des Systems.
Mit welchen Maßnahmen hat das Bezirksamt bisher die Bürgerinnen und Bürger des Bezirks Tempelhof Schöneberg über die Möglichkeiten der digitalen Antragstellung informiert?
Hinweise zu digitalen Anträgen sind an die jeweilige Verwaltungsleistung gebunden. Gibt es zu einer Verwaltungsleistung bereits eine digitale Antragsmöglichkeit, so erfahren Bürger_innen über die üblichen Kanäle davon; etwa über die bezirkliche Webseite oder einen Anruf bei der Behördenauskunft 115. Auch im Service Portal Berlin sind unter service.berlin.de alle Verwaltungsleistungen und Online-Anträge zentral abrufbar. Bei Kontaktaufnahme informieren die Fachämter auch direkt über die digitalen Möglichkeiten.
In wie hoch ist der Anteil der elektronischen Antragstellungen durch die Bürgerinnen und Bürger an das Bezirksamt Tempelhof-Schöneber an allen Antragstellungen an das Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg?
Es gibt keine zentrale statistische Erfassung aller Antragstellungen (weder papiergebunden noch elektronisch) beim Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg. Für den Teilbereich der digitalen Antragstellung über den Basisdienst Digitaler Antrag hat die Geschäftsstelle in der Senatskanzlei mit Stand Dezember 2024 zugearbeitet, dass über die berlinweit 124 angebotenen Antragsassistenten insgesamt 933.000 Anträge gestellt wurden. Dies entspricht berlinweit einer Steigerung von 108.000 Anträgen zum August 2024.
Wenn der Anteil unter den Erwartungen und Möglichkeiten des Bezirksamts liegt, mit welchen Maßnahmen plant das Bezirksamt, diesen Anteil zu steigern, um die Ziele des EGovG, die in § 2 festgelegt sind, zu erreichen?
Das Bezirksamt nutzt die vorhandenen Möglichkeiten, auf die Zielerreichung nach dem EGovG Berlin hinzuwirken. Die Verantwortung und die finanziellen Mittel, um Maßnahmen, aufzusetzen liegen aber bei den fachlich zuständigen Senatsverwaltungen (Politikfeldprinzip und Digitalisierungsverantwortung).
Bezirksbürgermeister Jörn Oltmann